إدارة الوقت - من استراتيجيات الاداره الفعاله للوقت؟

كيف تتعلم ادارة الوقت؟

أصبح الوقت من العوامل الأساسية في نجاح أو فشل مختلف عمليات الإدارة. وتعتبر إدارة الوقت في وقتنا الحالي من العناصر المهمة والتي تحقق الفاعلية للإدارة. بالمؤسسات أو الأفراد الذين يستثمرون الوقت بشكل جيد. يكونون متحصنين لمواجهة الصعوبات والتحديات الشخصية والمهنية في عالم الأعمال.

استراتيجيات إدارة الوقت

ما هو مفهوم الوقت؟

يُعرّف الصيرفي (2003، ص120) الوقت بأنه " عملية تخطيط وتنظيم ورقابة الوقت بما يمكننا من اختيار الشيء المناسب الصحيح المراد عمله. وبالتالي استراتيجية القيام بأعمال كثيرة في وقت قصير"

وقد أكد الدين الإسلامي على أهمية ومكانة استثمار الوقت. من خلال العديد من الآيات الكريمة في الكتاب العزيز. فقد أقسم الله ببعض المواقيت. في قوله تعالى: " وَالضُّحَى وَاللَّيْلِ إِذَا سَجَى ومَا وَدَّعَكَ رَبُّكَ وَمَا قَلَى وَللْآخِرَةُ خَيْرٌ لَكَ مِنَ اَلْأُولَى " (سورة الضحى: 1-4)

وقد وضح عليان (2007، ص28) تعريف إدارة الوقت بأنها " فن وعلم الاستخدام الرشيد للوقت. وهي علم استثمار الزمن بشكل فعال. وهي عملية قائمة على التخطيط والتنظيم والتنسيق والتحفيز والتوجيه والمتابعة والاتصال. وهي عملية كمية ونوعية معاً. موجهة أساساً إلى المستقبل. لاستشراف آفاقه والتنبؤ به. والوقوف على مساراته واتجاهاته والدروب المختلفة الموصلة للأهداف".

ما هي أهمية تنظيم الوقت؟

يرى الشافعي (2002) أن أهمية ادارة الوقت تعود إلى أنها:

1. تتيح للفرد تحقيق مراده ومبتغاه من الأهداف التي يسعى لتحقيقها.
2. تقلل التعب والإجهاد والضغط الذي يصيب الأفراد عند تأدية مهامهم وأعمالهم.
3. ترفع من الكفاءة والإنتاجية والمنفعة التي تعود على كل من الفرد والمجتمع.

بالنسبة لي فإن إدارة الوقت لها أهمية كبيرة في حياة كل شخص ومؤسسة. وتزداد هذه الأهمية تبعاً للمهام المطلوبة. إذ يعتمد النجاح في إدارة الوقت لدى أي مؤسسة على استثمار واستغلال كل ثانية ودقيقة بفاعلية تعود بالمنفعة على جميع أفراد تلك المؤسسة. 

وبالتالي تعود المنفعة على المجتمع ككل. كل ذلك يتحقق بتطوير الأساليب الحديثة. واستغلال جميع الإمكانات الموجودة التي تمكننا من تحقيق أكبر قدر من المهام والأعمال خلال وقت قليل. وبأقل تكلفة أو جهد ممكن.

قارن بين طريقة تنظيم وقتك الشخصي مع طريقة تنظيم الوقت الفعال المثالي. هل طريقة تنظيم وقتك قريبة من طريقة تنظيم الوقت الفعال المثال؟ 

بالمقارنة بين طريقتي في تنظيم وقتي الشخصي وطريقة تنظيم الوقت الفعال المثالي. فإن طريقتي تتشابه مع تلك الطريقة وأتبع نصائح كيفية إستثمار الوقت الفعال. وظهر ذلك عند تطبيق التدريب الأول (أسلوبك مع الوقت) من كتاب مهارات الدراسة. فقد كان مجموعي الكلي هو (6).

وهذا يعني أنني أستخدم وقتي بشكل فعال. ويعود ذلك لاستغلال وقتي للضروريات والأعمال المهمة التي ترفع من الإنتاجية الخاصة بي. فضلاً عن معرفة كيفية استثمار الوقت الفعال.

ما هي أكثر العوامل التي تؤثر سلبًا على إدارة الوقت؟

1- ظروف شخصية كالحالة الصحية أو مشاكل العمل والأسرة.

2- عدم تنظيم الوقت والإكثار من النوم، وعدم إعداد برنامج متكامل للحياة اليومية.

3- العمل الوظيفي وطول وقته، وقلة وقت الفراغ، وعدم الالتزام بمواعيد ثابتة لعمل.

4- عدم استقرار ذهني بسبب ظروف الحياة وضغط العمل.

5- اختلاف تقدير الآخرين من معارف وأصدقاء للوقت المتاح، مع ازدياد حجم علاقاتنا الاجتماعية وقيام البعض بالزيارات المفاجئة.

6- مضيعات الوقت كالاتصالات الهاتفية غير المفيدة، والاهتمام بالقضايا الروتينية قليلة الأهمية (الغامدي، 2018، ص30).

ما هي الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الوقت؟

من الاستراتيجيات التي يمكن استخدامها لإدارة وقتك بشكل أكثر فاعلية. فقد كنت استخدم العديد من الاستراتيجيات لإدارة وقتي بشكل أكثر فاعلية يمكن ذكر بعض منها : (موقع FREE ZIANA، دون تاريخ).

1. التقويم للأعمال والنشاطات: من خلال العديد من برامج الكمبيوتر والهواتف الذكية التي تساعد في تنظيم الوقت. كالتقويم المتوفر على الجوال. حيث يمكن إضافة بعض النشاطات التي تملك مواعيد ثابتة. فيعطيك الموبايل تنبيهاً عند الموعد المحدد لكل نشاط. بذلك تكون قادراً على تنظيم وقتك وإنجاز نشاطاتك في الوقت المحدد.
2. إبعاد معيقات الإنجاز ومصادر الإزعاج: حيث إن الابتعاد عن مصادر التشتيت بإغلاق إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي. لحين الانتهاء من كل أعمالك الضرورية. يتيح لك تنظيم وقتك واستغلاله بالشكل الأمثل.
3. التخطيط المسبق للمهام والأعمال المراد إنجازها على مدار اليوم أو الأسبوع أو الشهر: فتنظيم الوقت يعتمد على أن يكون لديك خطة مسبقة. وتصور للمسار الذي ترغب في اتباعه لإنجاز ما تريد. مما يمكنك من القدرة على التعامل مع أي موقف أو مهمة طارئة تعترض مسارك. ويكون ذلك بكتابة المهام التي تريد تنفيذها منذ بداية الأسبوع. ومن ثم تقوم بمتابعة إنجاز تلك المهام الواحدة تلو الأخرى على مدار الأسبوع. وعند حدوث مهمة طارئة يمكنك إنجازها بشيء من التنظيم.
4. إزالة المهام غير الرئيسية: إن إزالة الأعمال غير الضرورية من جدول الأعمال الخاص بك. يمنع التشتيت عن المهام الأساسية والمستعجلة والتي يجب القيام بها.

اقرأ أيضاً وضع الأهداف وإدارة الوقت.

إن إدارة الوقت من الاستراتيجيات المهمة والتي يتوجب على كل فرد تعلمها. ولايمكن للقائد أن يكون فعالاً في مؤسسته أو ينجح في إدارته إلا من خلال إتقانه في توزيع وقته وفقاُ للمهام المطلوبة منه للإنجاز. لذا من اللازم توفير برامج تدريبية خاصة بإدارة الوقت في كل مؤسسة. من أجل تدريب أفرادها على تعلم إدارة الوقت.

المراجع.

1. ( سورة الضحى: 1-4).
2. الغامدي، محمد بن فوزي. (2018). إدارة الوقت. الدمام: مكتبة الملك فهد الوطنية. 
3. الشافعي، محمد (2002). إدارة الوقت. القاهرة. مصر. مركز المحروسة للبحوث والتدريب والنشر. ص17.
4. الصيرفي، محمد (2003). الإدارة الرائدة. عمان. الأردن. دار صفاء للنشر والتوزيع. ص120.
5. عليان، ربحي(2007). إدارة الوقت. عمان. الأردن. دار جرير للنشر والتوزيع. ص28.
6. موقع FREE ZIANA (دون تاريخ). استراتيجيات تساعد على تنظيم الوقت – تعرف عليها. متاح على الرابط https://2u.pw/cMxkX.