مهارة التواصل – الارشادات الكاملة لمهارة الكتابة السليمة في بيئة الأعمال

 

التواصل ومهارات الكتابة السليمة.

يعتبر التواصل بين الناس ضرورة أساسية وخاصة في مجال الأعمال المختلفة. وخاصة التجارية منها. ومن أجل إنجاز الاعمال التجارية كان لابد من استخدام أسلوب الكتابة لغايات متعددة.

منها تعذر التواصل اللفظي وإكمال عملية التخاطب. بالإضافة لتوثيق ما تم الاتفاق عليه بين أطراف الاتصال من قبل ممثلي شركتين تجاريتين. أو بين المدير التجاري والعميل. كما أن الكتابة تعطي الفرد فرصة لاسترجاع الأفكار المراد الاتفاق حولها واتخاذ القرارات بشأنها (أبو النصر،2009، ص 173).

دور المهارة الكتابية في العمل.

إن الكتابة الجيدة هي من أسس النجاح أي موضوع. فمثلًا بإمكاننا أن نقول بأن الكتابة قد ساعدت في نجاح العمليات الإدارية. وأداء الوظائف بشكلٍ جيد إذا كانت مستوفية لجميع الشروط الفنية.

يتم استخدام مهارة الكتابة في العديد من المهام، ومنها:

1. التعامل مع الآخرين.
2. تعزيز وتأكيد الاتصالات الشفهية التي حدثت.
3. توثيق ما اتفق عليه أطراف الاتصال.
4. تعطي الكاتب فرصة جيدة للتفكير والدراسة، وتحري الدقة في التعبير.
5. تعطي القارئ فرصة جيدة كذلك للتفكير. والوقت الكافي للدراسة واتخاذ القرارات. 

ويمكننا توضيح الارشادات العامة للكتابة السليمة بالمخطط التالي (أبو النصر، 2012).

المعايير الخاصة لمهارة الكتابة في العمل.

للكتابة السليمة أسس وقواعد يجب أن تتحقق ليصل كاتبها إلى الغاية المراد من كتابتها. فعند العمل في إحدى الشركات التجارية. قد يطٌلب من أحد الموظفين الإشراف على ترجمة دليل مرفق مع إحدى الآلات (كاتلوك). ليتم تدريب العمال على كيفية تركيب الآلة وتشغيلها وفقاً لهذا الدليل. بعد أن كتابة تقرير واضح عن هذه المهمة.

وبالتالي يتوجب على الموظف اتباع الإرشادات الكاملة للكتابة السليمة والمتعددة، سنقوم بذكر بعضاً منها في كتابة هذا التقرير:

1- تحديد الهدف من عملية الكتابة.

لقد كان المطلوب مني كتابة تقرير يتضمن طريقة التشغيل للآلة المستوردة للمعمل. لذلك وضعت خطة تبدأ بترجمة الدليل ومن ثم شرح كيفية عمل الآلة. ووضعت مقترحاً لطريقة تدريب العمال على هذه الآلة. 

بالإضافة لطريقة استثمار الآلة لتحقق الإنتاجية المثلى والربح للمعمل. فكانت هذه المرحلة بمثابة استعداد وتخطيط لعملية الكتابة. ليتم انجاز تقرير سليم يتضمن جميع التصورات الممكنة (البلادي، 2021).

2- الارتباط بالموضوع.

يعتبر الباحثون في تكنولوجيا المعلومات والاتصال. أن البيانات هي الشكل الخام للمعلومة سواء كانت أحرف أو أرقام أو رموز. وبترتيب هذه البيانات بشكل معين نحصل على المعلومة. لذلك فنحن بحاجة إلى جمع البيانات الخاصة بالآلة. من رسومات أو جداول او أبعاد وأرقام او رموز كخطوة أولى عند محاولتنا كتابة أي تقرير. وما هي الإجراءات التي سيتم اتباعها لجمع تلك البيانات وتخزينها ومعالجتها. 

لذلك قمت بالبحث عن البيانات والمعلومات المناسبة للدليل الذي تم ترجمته للآلة المستوردة للمعمل، حيث تم رسم أشكال وفقاً للبرامج الهندسية المتوافقة مع آلية عمل هذه الآلة، وتم توثيق الأرقام وفق برنامج خاص.

3- الدقة وصحة البيانات.

يجب الإلمام بمختلف طرق الدراسة العلمية. وبأساليب جمع المعلومات وكيفية استخلاص وتحليل النتائج. والبحث في المراجع المرتبطة بالموضوع المطلوب (إسكندر، 2001، ص12).

حيث إن الاستعانة بالمراجع والكتب ترشد الكاتب إلى الحرفية في كتابة التقرير بصورة سليمة. للخروج بكتابة تقرير سليم من حيث اللغة والشكل والتنسيق. حيث تتنوع المراجع فمنها الكتب الدينية. الكتب الجامعية. كذلك الدوريات والمجلات العلمية المحكمة من قبل باحثين في مجالات محددة.

وهذا النوع هو من أفضل المراجع المعتمدة في كتابة التقارير العلمية. وهذا ما تم اعتماده عند كتابة تقريرنا قبل تقديمه لمدير المعمل.

4- التنسيق بوضع مقدمة بسيطة ومن ثم الدخول في موضوع تقريرنا.

حيث تم توضيح اسم الآلة وبلد وسنة الصنع. وشرح آلية عمل الآلة ووظائفها. ومن ثم تم الانتقال لطريقة التشغيل حيث تم شرحها بأسلوب مكتوب واضح وبسيط ومتسلسل ومختصر دون أخطاء. 

حيث تم اعتبار أن من يقرأ التقرير سيكون العامل قبل المدير. فالعامل هو من سيقف وراء الآلة ويقوم بتشغيلها. ويجب أن تكون المفردات بسيطة وواضحة غير مبهمة. فالنجاح في هذه الإجراءات تؤدي لمنتج كتابي صحيح (الهاشمي وفخري، 2011).

اقرأ أيضاً مهارات الإقناع - ما هي الخطوات السبع للإقناع؟.

اقرأ أيضاً الكتابة الفعالة – كيفية تطوير استراتيجية اتصال فعالة بالكتابة.

5- استخدام الجداول والرسوم البيانية.

تم إرفاق التقرير بجداول تتضمن بيانات تم جمعها. مع إدراج الأشكال المرافقة لها من الدليل الذي تم ترجمته. أو من مراجع معتمدة ومحكمة من قبل باحثين آخرين. 

فأي تقرير تجاري يتم في المعمل يرفق بتقرير مكتوب بطريقة سليمة. مع تقديم عرض شرائح يحوي المخططات البيانية. التي توضح للمدير أو المختصين في القسم أو العمال المفرزين للعمل على هذه الآلة. ما تم دراسته حول مهمة معينة.

وبالفعل قمت بتوضيح التقرير من خلال ما تم كتابته. بالإضافة للرسوم البيانية التي بينت للجميع آلية عمل الآلة ووظائفها. ومردودها الاقتصادي وإمكانية إنتاجها في الساعة.

6- الاهتمام بحقوق الملكية الفكرية والاقتباس بشكل صحيح.

وتعني الالتزام بمجموعة من المبادئ والمعايير الأخلاقية عند كتابة المحتوى ونشره. وتشكل هذه الأخلاقيات ضرورة أساسية في بيئة الكتابة والنشر لضمان نزاهة وجودة المحتوى. وتشمل عدة جوانب منها الصدق والأمانة من خلال الالتزام بتقديم معلومات دقيقة وصحيحة. 

وتجنب التضليل أو التلاعب بالحقائق. والتأكيد على احترام حقوق الملكية الفكرية. وعدم استخدام محتوى آخرين دون الحصول على إذن أو الإشارة الصحيحة من خلال التوثيق الدقيق للمعلومة. فالالتزام بقوانين حقوق الملكية الفكرية وعدم الانتهاك هو أمر يحث عليه القانون. لأن ذلك يعتبر سرقة أدبية (مجول، أيار 2023).

في الختام إن الالتزام بأخلاقيات الكتابة والنشر يساهم في بناء سمعة جيدة للكتّاب والناشرين. ويسهم في تحقيق تفاعل إيجابي مع الجمهور المستهدف. 

كما إن كتابة تقارير للأعمال التجارية. يجب أن تتبع طرق الإرشادات السليمة المتعارف عليها في كتابة أي بحث علمي أو أدبي او أي محتوى. فهي تحاكي مختلف الثقافات والمستويات التعليمية. لذا تكون هذه الإرشادات واحدة لجميع الكتابات (أبو النصر،2009، ص 173).

اقرأ أيضاً استراتيجيات القراءة والكتابة الأكاديمية في الجامعة.

اقرأ أيضاً أنواع الاتصال – ما الأنواع التي تفضلها والأنواع التي لاتفضلها.

المراجع.

1. البلادي، عزيزة عوض بن نخيلان. (2021). مراحل الكتابة الأكاديمية. تعليم جديد. تم الاسترجاع من الرابط https://2u.pw/1ssnR8.

2. أبو النصر، مدحت محمد. (2009). مهارات الاتصال الفعال مع الآخرين. ط2. الإمارات العربية المتحدة: المجموعة العربية للتدريب والنشر.
3. اسكندر، فخري. (2001). كتابة التقارير العلمية. ط2. طرابلس. ليبيا: منشورات جامعة الفاتح. إدارة المطبوعات والنشر.
4. الهاشمي، عبد الرحمن وفخري، فائزة محمد. (2011). الكتابة الفنية – مفهومها – أهميتها – مهاراتها – تطبيقاتها. عمان: مؤسسة الوراق للنشر والتوزيع.
5. مجول، معد محسن. (أيار 2023). أخلاقيات النشر العلمي. كلية بغداد للعلوم الاقتصادية الجامعة. تم الاسترجاع من الرابط https://baghdadcollege.edu.iq/scientific-publishing-ethics/.